每個月花最多時間整理的那份 Excel，
能不能自動化？
每月重做的 Excel 報表，多半能自動化。先問兩個問題：是不是已經有人用 Excel 做出第一版？是不是每個月、每一季都要重做一次？ 兩個答案都是「是」，就適合做成每期自動產生的報表，因為計算規則已經寫在 Excel 裡了。
常見的情況
月結前那幾天，總有一份 Excel 要花掉好幾個人的時間：
- 從 ERP 和各系統匯出資料，用 vlookup 拼起來、做成樞紐分析表，每月重做一次。
- 幾個人接力做一份檔案，每人負責幾個欄位。《從試算表到資料平台》一書稱這種分工為「試算表流水生產線」。
- 主管問「這個數字怎麼來的？」，只有做表的人答得出來。
- 業務部和財務部的營收數字對不起來，因為兩邊各自抽資料、套公式。
條件一：已經有人用 Excel 做出來
《從試算表到資料平台》第十章的經驗法則：凡是已經先被 Excel 做出第一版解決方案的問題，都很有可能是資料工程的問題，也就是可以交給電腦自動執行。 判斷時先問一句：「你們現在是怎麼做的？」對方拿出一份 Excel，就符合這個條件。
書中的例子：一位客戶用 Excel 算先進先出法（FIFO）的存貨成本，工程師寫了 500 多行程式還沒完成；改在資料庫用 SQL 實作，約 50 行，每一步都能像 Excel 一樣檢查。
條件二：每個月都要重做
同一份 Excel 每個月、每一季都要重做一次，就適合自動化。 資料分析常是一次性的，報告交出去就結束。預算、成本控管、差異分析這類給主管做決策用的內部報表不一樣，在會計上叫「管理會計」： 預算改好幾輪，每輪依公司自訂的分類彙總，每季再和實際數字比一次。同樣的比對做到第十二次，就該自動化。
| 管理會計的特性 | 在 Excel 裡 | 自動化之後 |
|---|---|---|
| 同一份數字有多個版本 | 初版預估、控管後的預估各一份 Excel，靠人工逐格比對 | 在資料庫裡做版本比對，直接產出差異清單 |
| 分類由公司自己定義 | 每一輪都要依自訂分類手動彙總 | 自動加總 |
| 每個週期都要重做 | 每季再跟實際數字手工比一次 | 新一期資料進來就自動重跑 |
為什麼常落在管理會計
每月重做的 Excel 報表多半屬於管理會計，因為 ERP 主要處理的是對外的財務會計。 財務會計的格式由會計準則規範，大部分工作 ERP 已經處理；管理會計對內，每家公司都不同，ERP 管不到的部分多半留在 Excel 裡。 所以企業裡最大量的自動化需求，常在財務部、業務部每月整理的 Excel 裡。
睿博負責把貴公司既有的計算邏輯搬進資料平台、每期自動重跑。
延伸閱讀
- 每次預算改版，都要比對兩份 Excel 的差異，能不能自動產生差異清單？
- 〈一道 Excel 題的兩個領悟〉（睿博洞察）
- 《從試算表到資料平台：重構資料工程的技術與團隊》第一、十章
- 存貨成本先進先出法（FIFO），可以用 SQL 在資料倉儲算嗎？（技術做法，給 IT 同事）
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